Digitalisierung als Daueraufgabe
Prozessanalyse, Roadmap und KI-Erprobung für kommunale Verwaltungsdienste
Ausgangssituation & Herausforderung
Ausgangslage: Die Erwartungen an digitale Verwaltung steigen. Bürger:innen und Unternehmen wollen mehr Leistungen online erledigen, Verwaltungen suchen Entlastung bei internen Abläufen, und neue Technologien eröffnen zusätzliche
Hürden:
- Bei begrenzten Ressourcen muss entschieden werden, welche Dienste den größten Nutzen für möglichst viele Kommunen bringen.
- Externe Lösungen müssen in die Plattform passen.
- Jede Neuerung muss rechtssicher und für alle Mitglieder wirtschaftlich sein.
Das Besondere: Die Weiterentwicklung folgt keiner Hersteller-Roadmap, sondern den Prioritäten der Mitgliedskommunen. Die Kommunen gestalten mit, welche Dienste als Nächstes kommen.
Vorgehen & Methodik
Projektstruktur: Ein wiederkehrender Zyklus:
- Bedarfserhebung
- Priorisierung in der Roadmap
- Prozessanalyse
- Konzeption
- Teststellung und Pilotbetrieb
- Rollout in die Mitgliedskommunen
Methoden:
- Bedarfsabfragen in den Kommunen
- Priorisierung in einer gemeinsamen Projektgruppe
- Ist-/Soll-Prozessanalyse und Prozessmodellierung
- Markterkundung und Bewertung von Partnerlösungen
- Rahmenvereinbarungen für die Mitglieder
- Teststellungen mit Pilotkommunen
- Identifikation von Einsatzfeldern für KI-gestützte Prozesse
Besonderheiten im Beratungsansatz:
- Wir denken vom Prozess her, nicht von der Software: Erst wird der Verwaltungsablauf verstanden und vereinfacht, dann digitalisiert.
- Neue Technologien erproben wir pragmatisch in kleinen Schritten, statt sie flächendeckend einzuführen.
Ergebnisse & Projekterfolg
- Ein kontinuierlich wachsendes Leistungsportfolio, gesteuert über eine gemeinsame Roadmap.
- Ein standardisierter Weg von der Bedarfsmeldung über die Teststellung bis zum Echtbetrieb.
- Zugang zu Partnerlösungen zu Rahmenvertragskonditionen, über eine Servicepauschale je Zusatzdienst klar geregelt.
- Erste Ansätze für digitale interne Workflows und KI-gestützte Prozesse.
