Gemeinsam statt einzeln digital
Aufbau einer kommunalen Plattform für Ende-zu-Ende-Verwaltungsleistungen
Ausgangssituation & Herausforderung
Ausgangslage: Das OZG verpflichtet Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen digital zugänglich zu machen. Gerade kleineren Verwaltungen fehlen dafür Personal, IT-Know-how und Budget für eigene Lösungen. Viele Angebote am Markt digitalisieren zudem nur den Antrag, nicht den Prozess dahinter.
Hürden: Mehrere Kommunen mit unterschiedlichen IT-Landschaften, Fachverfahren und Arbeitsweisen mussten auf eine gemeinsame Lösung gebracht werden. Dazu kamen die Anbindung an die Basiskomponenten des Freistaates Sachsen, vergaberechtliche Anforderungen und hohe Ansprüche an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Das Besondere: Die Plattform entstand nicht als Produkt eines Softwareherstellers, sondern aus der Verwaltungspraxis heraus. Die Kommunen sind zugleich Auftraggeber, Nutzer und Eigentümer. Fachliche Entscheidungen werden gemeinsam getroffen.
Vorgehen & Methodik
Projektstruktur:
- Bedarfsklärung und fachliches Zielbild mit den Kommunen
- Definition der Anforderungen an Cloud-Service und Basiskomponenten
- Vergabe und Beauftragung der IT-Dienstleister
- Iterative Entwicklung in Ausbaustufen mit Release-Abnahmen
- Einführung in den Verwaltungen
- Überführung des Betriebs in ein kommunales Rechenzentrum
Methoden:
- Anforderungsworkshops mit Sachbearbeitenden
- Product Ownership mit priorisiertem Product Backlog
- Agile Release-Planung
- Projektcontrolling entlang von Budget-, Termin- und Leistungszielen
- Moderierte Projektgruppe aus Bürgermeister:innen und Fachverantwortlichen
- Schulungs- und Onboardingformate
Besonderheiten im Beratungsansatz:
- Wir haben als Übersetzer zwischen Verwaltung und IT gearbeitet: Verwaltungslogik wurde in technische Anforderungen übertragen und umgekehrt.
- Den Betreiberwechsel haben wir so gesteuert, dass der laufende Betrieb für die Kommunen gesichert blieb.
Ergebnisse & Projekterfolg
- Eine gemeinsame Plattform als „Business Process as a Service“: Kommunen nutzen digitale Verwaltungsleistungen ohne eigene Infrastruktur.
- Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zum Bescheid, mit digitaler Signatur und Schnittstellen zu internen Fachverfahren.
- Eine skalierbare Architektur, über die neue Verfahren und Kommunen standardisiert aufgenommen werden.
- Betrieb in kommunaler Hand im kommunalen Rechenzentrum.